1. Número del reclamo

2. Nombre del pensionado que reclama

3. N° de Cédula de Identidad,

4. Fecha de ingreso del reclamo

5. Síntesis del motivo del reclamo

6. Nombre de la persona que efectuó la afiliación

7. N° de Cédula de Identidad de la persona que efectuó la afiliación

8. Fecha en que se resuelve el reclamo

9. Nombre de la persona que resuelve

10. Resultado: si se acogió o no

11. Fecha de notificación al reclamante.

Las Cajas de Compensación deben informar a esta Superintendencia el personal que realice la función de afiliación de pensionados, el que previamente debe estar capacitado al efecto. El personal que se incorpore a la Caja debe ser evaluado por la respectiva C.C.A.F. mediante un examen de conocimientos sobre la materia, cuyos contenidos mínimos se detallan en el denominado Anexo N°5: Contenidos Mínimos a considerar en Examen.

El personal que puede desempeñar esta actividad será aquel que tenga con la C.C.A.F. contrato de trabajo vigente en conformidad con las normas respectivas, siempre que haya sido informado a esta Superintendencia. Es indelegable en terceros la función de la afiliación de pensionados que realice el trabajador de la Caja.

Para los efectos anteriores, cada C.C.A.F. debe remitir a la Superintendencia el nombre completo del personal que desempeñe esta función, su RUN, y la fecha en que comienza a trabajar como encargado de la afiliación de pensionados. El envío de dicha información debe efectuarse en archivos planos y de acuerdo con las instrucciones de envío que se incluyen en el Anexo N°6: Manual de Uso Portal WEB.

Las C.C.A.F. deben informar cada nuevo trabajador que vaya a desempeñar la actividad de afiliación de pensionados y aquellos que hayan dejado de desempeñar esta función, señalando las causas que existieron para esto.

Tratándose de nuevos trabajadores, las Cajas deben remitir a la Superintendencia en archivos planos y a más tardar un día antes del inicio de sus funciones como encargado de la afiliación de pensionados, el nombre completo de la persona, su RUN y la fecha en que comenzará las actividades. En el caso de aquellos trabajadores que han dejado de desempeñar esta función, las Cajas deben remitir a la Superintendencia en archivos planos y a más tardar al día siguiente de haber cesado sus actividades, el nombre completo de la persona, su RUN y la fecha y causal del término de su contrato o cambio de funciones, según corresponda.

Para efectuar este traspaso de información, cada C.C.A.F. debe designar uno o más trabajadores, los que tendrán acceso a esta base de datos a través de la página web de la Superintendencia para que, mediante una clave personal e intransferible, ingresen la información acerca de la contratación y el egreso del personal encargado de realizar estas funciones, en el formato establecido en el Anexo N° 7: Formato de Archivos Planos y en el Anexo N°8: Diccionario de Archivos Planos. Cuando se configure una causal de cese o cambio de las funciones, la C.C.A.F. debe indicar si ella se produce por no observancia de la normativa de afiliación de pensionados o por otras causales.

Será responsabilidad de cada Caja de Compensación mantener actualizada la información de la base de datos con las incorporaciones o retiros correspondientes, debiendo remitir esta información a través de la página web de la Superintendencia, en la que se habilitará un acceso para cada entidad. Ninguna persona puede realizar las labores de afiliación de pensionados si respecto de ella no se ha dado cumplimiento por parte de la C.C.A.F. respectiva a las obligaciones de este numeral 2.

Además, se requerirá que cada una de las agencias, oficinas u oficinas móviles de la Caja cuente con un libro único, foliado y numerado en forma correlativa en el cual se registre la afiliación de los pensionados.

En caso de que la afiliación se realice mediante poder, éste debe ser emitido ante notario o autoridad civil competente, y no puede otorgársele a un funcionario de la propia Caja en donde se produce la afiliación, debiendo mantenerse los respectivos poderes en el expediente de afiliación correspondiente, documentos que junto a los respectivos libros deben quedar a disposición de esta Superintendencia.

Los funcionarios encargados de la afiliación de pensionados deben dar estricto cumplimiento a las instrucciones impartidas por esta Superintendencia, razón por la cual dicha obligación debe quedar expresamente consignada en el respectivo contrato de trabajo, por cuanto su inobservancia constituirá incumplimiento grave a las obligaciones del contrato.

El personal de la C.C.A.F. que no dé cumplimiento a estas obligaciones será calificado en la base de datos del personal encargado de la afiliación de pensionados como no apto para realizar esta función, luego de constatado el incumplimiento. En el evento que la causal de término de contrato constituyere una irregularidad que revistiere los caracteres de un delito, la Caja debe entablar las acciones judiciales que correspondan.

Ninguna Caja de Compensación puede contratar para la función de afiliación de pensionados a personas que hayan sido calificadas como no aptas, conforme al párrafo anterior, por un lapso de dos años, contado desde la fecha en que se desvinculó de la Caja. Al efecto, las Cajas de Compensación están obligadas, antes de efectuar la contratación de cualquier funcionario, a verificar que no haya sido calificado en la base de datos como no apto para desarrollar la función de afiliación de pensionados. Dicha consulta se realizará solamente por el personal autorizado conforme se indica precedentemente, a través de la página web de la Superintendencia.

El cumplimiento de las obligaciones que establece este numeral 2 será de responsabilidad directa del Gerente General de cada C.C.A.F., sin perjuicio de las otras responsabilidades que puedan corresponder a los directivos y funcionarios de las Cajas de Compensación.